Genom att satsa på en välplanerad onboarding från första dagen kan du bygga engagemang och lojalitet som varar länge. En genomtänkt introduktionsprocess skapar trygghet för nyanställda, samtidigt som det stärker företagskulturen och hjälper medarbetare att snabbt bli produktiva. Här hittar du tips, checklistor och råd för en lyckad onboarding!

Vad är onboarding?

Onboarding är en strukturerad process som hjälper nyanställda att komma in bra på en ny arbetsplats. Introduktionen omfattar allt från att beställa utrustning och vänja sig vid arbetsrutiner till att lära känna kollegor och förstå företagets värderingar. Syftet med onboarding är att få nya medarbetare att känna sig som en del av teamet och snabbt kunna börja bidra till arbetet.

Därför är det viktigt

En strukturerad onboarding minskar risken för att nyanställda känner sig osäkra eller överväldigade i början och bidrar till:

• Lägre personalomsättning, då medarbetare som får en bra start är mer benägna att stanna kvar.
• Ökad produktivitet, då roller och förväntningar tydligt definieras från första dagen och leder till att nyanställda snabbare kommer in i sitt arbete.
• Bättre arbetskultur, då processen kan stärka relationer och öka engagemanget.

Fördelar

Att satsa på en genomtänkt och välplanerad onboarding ger flera fördelar för båda parter.

• För företaget: Leder till bättre prestationer snabbare, ökad lojalitet och en starkare företagskultur.
• För den nyanställda: Ger en trygg och positiv start, skapar tydlighet och stärker känslan av att vara värdefull för företaget.

Så lyckas du med onboarding – 4 tips

1. Börja redan innan första dagen

En bra onboarding börjar innan medarbetarens första dag på jobbet. Skicka gärna välkomstmaterial, praktisk information som första veckans schema och annat som är bra att veta i förväg. En introduktionsguide och ett vänligt meddelande från teamet kan göra att medarbetaren känner sig trygg redan från första dagen.

2. Gör en tydlig plan

Sätt en strukturerad plan för hela onboarding-processen, oavsett hur lång den är. Det är vanligt att den sträcker sig över de första veckorna eller månaderna. Inkludera viktiga möten, utbildningar och mål för att hjälpa den nyanställda att förstå sin roll.

3. Tilldela en mentor eller ”buddy”

En mentor kan ge stöd och svara på frågor, vilket underlättar övergången och skapar en social koppling till företaget. Vissa arbetsplatser delar upp ansvaret, så att en handledare agerar bollplank kring allt som rör arbetssätt och verktyg, medan en så kallad ”buddy” finns där som stöd kring allt annat på arbetsplatsen, till exempel tidsrapportering, utlägg och gemensamma ansvarsområden.

4. Fokusera på företagskulturen

Introducera värderingar, traditioner och interna processer så snabbt som möjligt. Hjälp den nyanställda att förstå hur företaget arbetar och hur deras roll bidrar till helheten. Glöm inte att berätta om allt roligt som sker på arbetsplatsen också, till exempel den årliga kick-offen, hur ni firar framgångar och andra jubileum.

Digital onboarding – tänk på detta

Vid digital onboarding krävs extra planering för att skapa en positiv upplevelse. Här är några saker att tänka på:

• Skapa struktur: Planera digitala möten, workshops och utbildningar för att hjälpa nyanställda att få en tydlig start.
• Använd rätt verktyg: Säkerställ att alla digitala plattformar och verktyg är på plats och att den nyanställda har tillgång till allt som behövs från dag ett.
• Fokusera på interaktion: Inkludera sociala inslag som digitala fika-stunder eller teamintroduktioner för att minska känslan av isolering eller utanförskap.
• Följ upp regelbundet: Schemalägg check-ins för att se till att den nyanställda får det stöd de behöver och känner sig både inkluderad och delaktig.

Checklista

Innan första dagen

• Beställ dator, telefon och tillbehör
• Installera alla nödvändiga programvaror och system
• Skapa konto för e-mail och andra verktyg
• Lägg till den nya medarbetaren i kalendrar och maillistor
• Förbered relevanta dokument
• Sätt ihop ett välkomstpaket

Första dagen

• Välkomna medarbetaren med morgonkaffe eller frukost
• Introducera alla i teamet
• Visa runt på kontoret (glöm inte nödutgångar!)
• Dela ut kontorsmaterial, passerkort, etc.
• Visa medarbetarens skrivbordsplats
• Överlämna utrustning som laptop, telefon och välkomstpaket
• Hjälp till med installation och inloggning i olika system
• Gå igenom policys, rutiner och säkerhet

Första veckan

• Följ upp hur det går varje dag, boka in återkommande möten
• Boka in workshops och utbildningar av olika system och verktyg
• Anordna en gruppaktivitet för hela teamet

Vanliga frågor

Hur lång är en onboarding?

Processen kan omfatta allt från första arbetsdagen till flera månader av stöd och handledning. Yrke, bransch och resurser kan vara faktorer som påverkar periodens längd.