Chefssekreterare till kommunikationsdirektören på Trafikverket

Är du en administrativ stjärna med minst 3 års arbetslivserfarenhet som administratör/assistent inom offentlig verksamhet? Vill du dela med dig av din kunskap på en samhällsviktig myndighet? Då är detta rätt möjlighet för dig! Just nu söker vi efter en chefssekreterare till Trafikverket.

För att lyckas med just din ansökan, tror vi på ett starkt samarbete som gör att vi på Novare Bemanning har skapat ett attraktivt erbjudande till dig som individ. Hos oss erbjuds du personlig utveckling på en ny nivå inom bemanningsbranschen. Du får även tillgång till karriärsamtal, intervjuträning och välarbetad marknadsföring av din profil under processens gång. Låter detta som en möjlighet för dig? Då är du varmt välkommen med din ansökan redan nu!  

Om uppdraget 

Som chefsstöd till Kommunikationsdirektören har du en viktig roll vad gäller administration, planering och genomförande av såväl den kortsiktiga som långsiktiga verksamheten inom kommunikation. I rollen arbetar du självständigt och proaktivt med mötesplanering, kalenderhantering, korrespondens, protokollskrivande, presentationsmaterial, beställningar, resebokningar, fakturahantering, uppföljning och ärendehantering. Rollen innebär även planering för interna möten som t.ex. avdelningsdagar och chefsmöten samt stöd i delar av introduktion/mottagande av nya medarbetare. Du är den som har övergripande kontroll på vad som händer, vet vad som är på gång och ser till att inget falller mellan stolarna. Som chefsassistent är du kontaktperson internt men även externa kontakter förekommer, vilket innefattar planering och kommunikation kopplat till Kommunikationsdirektörens medverkan i nationella och internationella samarbeten och nätverk. Du kommer även regelbundet att stötta övriga avdelningschefer inom CF Kommunikation.

Tjänsteresor kan också förekomma. 

Till denna tjänst söker vi dig som är positiv, strukturerad, initiativtagande och har en god samarbetsförmåga. Du är pedagogisk och har lätt för att kommunicera samt lära.

Exempel på övergripande arbetsuppgifter 

• sköta administrativa rutiner
• planera och samordna
• arbeta utifrån fastlagda rutiner
• vara ett operativt stöd för verksamheten
• formulera brev, protokoll, dokumentation m.m.
• hantera återkommande arbetsuppgifter (exempelvis kopiering, sortering och posthantering)
• hantera många kontakter med anställda och allmänhet
• göra enklare beräkningar, sammanställningar och diagram
• göra kalenderbokningar, mötesbokningar
• utföra reseplanering
• fatta egna beslut utifrån redan kända handlingsalternativ
• projektplanering och uppföljning av projekt
• skriva protokoll och andra dokument efter anvisningar om sakinnehåll.

Krav för tjänsten 

• Gymnasium eller likvärdig utbildning
• Goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt
• Minst tre (3) års arbetslivserfarenhet som administratör/assistent
• Kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska, såväl i tal som skrift.
• Har några års erfarenhet av arbete som assistent på motsvarande organisatorisk nivå
• Har goda kunskaper i Skype och faktureringssystem (som tex CDI/Agresso) 

Bör krav

• Erfarenhet från annan koordinerande roll
• Erfarenhet av arbete i annan statlig myndighet eller offentlig verksamhet
  
  
  
  

Uppdragsperiod och omfattning 

Uppdraget är på heltid med planerad start så fort som möjligt och pågår till 2025-10-31, med möjlighet till förlängning sex månader och sedan ytterligare sex månader. Placeringsort för uppdraget är hos myndigheten i Solna i Stockholm.

Ansökan  

Då urval sker löpande kan tjänsten komma till att bli tillsatt innan sista ansökningsdag. Var därför beredd med din ansökan redan nu. Sista ansökningsdag är 2025-05-04.

Notera att vi tyvärr inte tar emot ansökningar via mail med anledning av GDPR. Om du däremot har frågor eller funderingar kring tjänsten så får du gärna kontakta Olivia Campbell på olivia.campbell@novare.se

Hoppas vi ses! 

Som konsult hos oss 

Novare Bemanning bygger karriärer och stöttar organisationer. Vi är ett personligt och samhällsengagerat bolag som erbjuder interims och bemanningstjänster till både den offentliga och privata sektorn. Tillsammans med oss bidrar du till ett hållbart arbetsliv. Vi tar personlig utveckling till en helt ny nivå och är en unik arbetsgivare i branschen.  

När du arbetar som konsult ute på uppdrag hos våra kunder kommer du att ha ett nära samarbete med din konsultchef. Du kommer att ha regelbundna avstämningar utifrån en aktiv feedback-kultur där du utvecklar ditt självledarskap och de verktyg som du behöver för att nå ditt önskade mål. Det finns även möjlighet för dig som interimskonsult som har eget bolag att vara underkonsult och fakturera oss för arbetad tid. 

Novare Koncernen är ett av Sveriges ledande HR Serviceföretag som årligen genomför ca 600 rekryteringar samt många bemannings och interimsuppdrag. Novare har funnits i 20 år och startades av Investor. 2014 köpte personalen ut företaget från Investor och ägs idag av nyckelpersoner inom personalen.