Projektadministratör

Vi söker en projektadministratör tillTrafikmyndighet iStockholm.Detta är ett konsultuppdrag.

Tjänsten är på heltid.

Uppdraget innebär ett nära samarbete med kunden vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsförmåga.

Uppdraget

I myndighetens ppdrag ligger att bereda och verkställa beslut om inriktning och omfattning för en långsiktigt hållbar kollektivtrafik. Dessutom ansvarar de för styrning och uppföljning av trafikdrift samt upprätthållandet av infrastrukturens funktion, säkerhet och värde. Varje dag reser mer än 700 000 personer med den allmänna kollektivtrafiken, det vill säga resor med tunnelbana, bussar, pendeltåg och lokalbanor. Administratören är spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Administratören ska vara beställaren behjälplig och bidra till att effektivisera arbetet genom att stödja medarbetarna i projektet och följa befintlig struktur. Administratören behöver ha en god prioriteringsförmåga och vana att arbeta med många uppgifter samtidigt.ArbetsuppgifterAnsvara för vissa administrativa uppgifter /processer såsom dokumenthantering

• Vara ett stöd till projektledare/samordnare samt projektmedlemmar med administrativa uppgifter och processer
• Ansvara för diarieföring samt arbete med dokumenthantering i bland annat dokumenthanteringssystemet Avima.
• Ansvara för diverse kallelser, protokoll.
• Ta minnesanteckningar och annan mötesdokumentation.
• Ansvara och/eller delta på olika typer av möten.
• Ansvara för administrativa processer vid enstaka aktiviteter såsom vid samråd.
• Bidra till att skapa förutsättningar för dialog och samverkan i projektet.
• Säkerställa ett stabilt arbetsflöde för projektets administration.
• Ta emot och kontera faktura (första granskning så de är korrekt ställda).
• Ansvara för och utföra ärende- och dokumenthantering så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering.
• Sammanställa, strukturera och distribuera dokumentation.
• Genomföra diverse IT-beställningar till projektmedlemmar.
• Ansvara för distributionslistor samt gruppbrevlådor (via programmet Omada)
• Genomföra on- eller offboarding av projektmedlemmar (inkl. beställa materiel och behörigheter).
• Beslutar enligt givet mandat
• Bistå i konsultanskaffningar via konsultförmedlare.
• Anordna relationsbyggande evenemang såsom workshops.
• Vara behjälplig med diverse administrativa uppgifter inför en etablering av projektkontor.
• Vid behov genomföra resebokningar för både anställda och konsulter samt ansvar för den administrativa processer kring resorna.
• Korrespondens: bistå med olika typer av korrespondens.

Krav (OBS, obligatoriska)

Minst gymnasial examen.4-6 års arbetslivserfarenhet av arbete som program- eller projektadministratör.Minst fem års erfarenhet av Microsoft Office paketet samt god datorvana i allmänhet.Minst fyra års erfarenhet av fakturahantering.

Meriterande

Erfarenhet av minst 3 uppdrag som administratör inom offentlig verksamhetMinst fyra års erfarenhet av Agresso, Antura, Avima eller liknande ekonomisystem, dokumenthanteringssystem, system för diarieföring.Minst fyra års erfarenhet av arbete i EDIT (Platina)Minst fyra års erfarenhet av fakturahantering i ekonomisystemet Agresso

Om oss

Centios övergripande mål är att vara ett konsultbolag som erbjuder smarta och hållbara lösningar som utvecklar samhället på ett positivt sätt.

Våra medarbetare erbjuds villkor som är anpassade för individen. Det innebär att arbetstider, arbetsomfattning, arbetsplats och kompetensutveckling så långt som möjligt anpassas utifrån medarbetarens behov.

Bland våra medarbetare hittar du engagerad personer som brinner för samhällsutveckling. Vi jobbar i små grupper där du kan bidra med dina erfarenheter samtidigt som du får ta del av andras kunskap och erfarenhet.

För oss är det viktigt med välmående och att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. Därför har vi en nollvision mot stress och sätter trivsel och hälsa främst.

Läs gärna mer om oss på centio.se.

Vänligen skicka ditt CV på svenska.

Vi ser fram emot din ansökan!