Projektadministratör

Åt vår kund söker vi en Projektadministratör

Beskrivning av uppdraget

Administratören är spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Administratören ska vara beställaren behjälplig och bidra till att effektivisera arbetet genom att stödja medarbetarna i projektet och följa befintlig struktur. Administratören behöver ha en god prioriteringsförmåga och vana att arbeta med många uppgifter samtidigt.

Arbetsuppgifterna omfattar, men är inte uteslutande:

• Ansvara för vissa administrativa uppgifter /processer såsom dokumenthantering.
• Vara ett stöd till projektledare/samordnare samt projektmedlemmar med administrativa uppgifter och processer.
• Ansvara för diarieföring samt arbete med dokumenthantering i bland annat dokumenthanteringssystemet Avima.
• Ansvara för diverse kallelser, protokoll.
• Ta minnesanteckningar och annan mötesdokumentation.
• Ansvara och/eller delta på olika typer av möten.
• Ansvara för administrativa processer vid enstaka aktiviteter såsom vid samråd.
• Bidra till att skapa förutsättningar för dialog och samverkan i projektet.
• Säkerställa ett stabilt arbetsflöde för projektets administration.
• Ta emot och kontera faktura (första granskning så de är korrekt ställda).
• Ansvara för och utföra ärende- och dokumenthantering så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering.
• Sammanställa, strukturera och distribuera dokumentation.
• Genomföra diverse IT-beställningar till projektmedlemmar.
• Ansvara för distributionslistor samt gruppbrevlådor (via programmet Omada)
• Genomföra on- eller offboarding av projektmedlemmar (inkl. beställa materiel och behörigheter).
• Beslutar enligt givet mandat
• Bistå i konsultanskaffningar via konsultförmedlare.
• Anordna relationsbyggande evenemang såsom workshops.
• Vara behjälplig med diverse administrativa uppgifter inför en etablering av projektkontor.
• Vid behov genomföra resebokningar för både anställda och konsulter samt ansvar för den administrativa processer kring resorna.
• Bistå med olika typer av korrespondens.

Obligatoriska krav

• Minst gymnasial examen.
• 4-6 års arbetslivserfarenhet av arbete som program- eller projektadministratör.
• Minst fem års erfarenhet av Microsoft Office paketet samt god datorvana i allmänhet.
• Minst fyra års erfarenhet av fakturahantering.

Meriterande

• Erfarenhet av minst 3 uppdrag som administratör inom offentlig verksamhet
• Minst fyra års erfarenhet av Agresso, Antura, Avima eller liknande ekonomisystem, dokumenthanteringssystem, system för diarieföring.
• Minst fyra års erfarenhet av arbete i EDIT (Platina)
• Minst fyra års erfarenhet av fakturahantering i ekonomisystemet Agresso

Din ansökan

Låter rollen intressant och passande? Ansök i så fall omgående för vi intervjuar löpande och rollen kan tillsättas innan sista ansökningsdatum.

Vi kan enbart ta emot och bearbeta din ansökan genom att du registrerar ditt CV i vår portal. Med avseende på GDPR kan vi ej ta emot ansökningar via e-post. Varmt välkommen med din ansökan! Uppdraget är en del av Quest Consulting personaluthyrning.

Om oss

Quest Consulting är ett auktoriserat konsultbolag med kollektivavtal, försäkringar, friskvård och tjänstepension. Vi är specialiserade inom IT, Teknik, HR, Administration och Ekonomi. Vår målsättning är att vara din personliga samarbetspartner och just därför är det så viktigt för oss att arbeta efter våra kärnvärden där våra ledord är att vara Personliga, Nyskapande och Professionella.