Skolassistent/Skolsekreterare

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.



Välkommen till oss

Oxhagsskolan finns i Akalla, mellan tunnelbanestationerna Akalla och Husby.

Vi som arbetar här är engagerade och vill göra skillnad för våra elever och varje dag räknas. Vår skolas mål stöds av våra ledord (SER): Samarbete, engagemang, respekt. Vi ska tillsammans skapa en skolkultur där våra elever känner sig trygga och får utvecklas så långt de kan.


Nyfikenhet, kreativitet och ödmjukhet tillsammans med förutsägbarhet, struktur och ledarskicklighet är byggstenar i vårt arbete framåt. Skolan är i ett spännande utvecklingsskede med flera samarbeten och insatser som kommer bidra till vår utveckling i att skapa en välskött skola, den bästa skolan för våra elever och för oss som arbetar här.




Din roll

Vi söker en erfaren och serviceinriktad skolkanslist / skolsekreterare som vill vara med och fortsätta utvecklingen av arbetslag service samt administration. I rollen som skolsekreterare/skolassistent arbetar du med att ge information och stöd till såväl personal och elever inom organisationen som externa parter. Arbetsuppgifterna är varierande. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter inkluderar personal- och elevadministrativa uppgifter såsom;
• elev- och personaladministration
• diarieföring och arkivering
• ekonomiadministration samt personal- och löneadministration (visa delar)
• inköp och beställningar (visa delar)
• vikariebeställningar
• skolpliktsbevakning
• vara sekreterare på olika möten.
Utöver detta tillkommer andra arbetsuppgifter som förekommer på en t ex skolexpedition;
• registrering av uppgifter i BER (barn- och elevregistret) mm.
• telefonservice
• personalrapportering
• skolval
• registrering av personalens frånvaro
• omdömes- och betygshantering
• service kring möten och konferenser inkl. bokningar.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har en naturligt hög servicekänsla, är prestigelös och som självständigt kan prioritera när arbetsbelastningen blir hög. Som person ser vi gärna att du är driven, lösningsorienterad, strukturerad och kan arbeta både självständigt och i team.
Du har minst gymnasiekompetens eller relevant utbildning för tjänsten. Meriterande är relevant vidareutbildning med inriktning mot administration samt om du har arbetat med skolrelaterade system. Du har mycket goda kunskaper i svenska och engelska i såväl tal som skrift.
Goda datakunskaper är ett absolut krav.
Meriterande är Kunskaper i:
• e-Dok
• Stockholms stads Barn- och elevregister
• kunskaper i schemaprogram och Stockholms skolplattform
• kunskaper i Lisa eller andra lönesystem
• ekonomisystemet Agresso/Hypergene
• och relevanta delar av Infomentor


Du ska ha goda datakunskaper och erfarenhet av att arbeta i Office365 och Teams.


För att lyckas i rollen som skolkanslist / skolsekreterare hos oss ska du vara noggrann, systematiskt och strukturerad. Det är naturligt för dig att ge god service och att ha ett professionellt och trevligt bemötande samt ha sinne för detaljer. Du behöver trivas i skolmiljö och vara skicklig på att skapa goda relationer med både vuxna och barn samt ha ett intresse för frågor som rör elevers lärande och skolan. Arbetstempot är bitvis högt och du behöver kunna hantera flera parallella arbetsuppgifter samtidigt. Du är en person med god helhetsförståelse och som snabbt kan sätta dig in i olika sammanhang samt prioritera bland arbetsuppgifter. Du är bra på att självständigt hitta lösningar på situationer som uppstår och tar initiativ till förbättringar inom det egna arbetsområdet samt återkopplar till berörda.
Du ska ha en god digital kompetens och ha en nyfikenhet på att lära nya system och program.


Arbetet innebär många kontaktytor både internt och externt, därför är det viktigt att du kan uttrycka dig väl på svenska i både tal och skrift.
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.