Assistenter för administrativt verksamhetsstöd med tjänstgöring vid UD

Har du erfarenhet av att ge administrativt stöd och präglas ditt arbetssätt av struktur? Trivs du dessutom med att ha många kontaktytor och ta eget ansvar? Då kan vi erbjuda dig en variationsrik roll tillsammans med kunniga kollegor i en händelserik miljö. För dig som har gymnasieutbildning och relevant arbetslivserfarenhet finns nu möjlighet att söka assistenttjänster på UD i Stockholm med en möjlighet att på sikt tjänstgöra i UD:s uteorganisation vid någon av våra utlandsmyndigheter. Hos oss väntar spännande utmaningar och en händelserik vardag.

Din arbetsdag. Sveriges morgondag.
Vi söker dig som vill arbeta med olika typer av administrativt verksamhetsstöd på UD i Stockholm.

Som assistent kommer du att ha en viktig roll på någon av UD:s enheter som administrativt stöd och kontaktperson i administrativa frågor gentemot övriga enheter och departement. I arbetet ingår självständig planering, löpande administration, samordning och genomförande av olika interna och externa möten, rese- och besöksplanering samt att upprätthålla och utveckla interna rutiner. Administrativt stöd vid akthantering, arkivering och  utlämningsärenden förekommer liksom IT-, budget- och redovisningsfrågor. Arbetet innebär stora krav på noggrannhet, även med ett periodvis högt arbetstempo. Du kommer att ha många parallella och varierande arbetsuppgifter och du förväntas ta eget ansvar, driva på och följa upp interna processer samt vid behov ta fram och utveckla administrativa rutiner.

Läs mer om vår verksamhet på www.regeringen.se

Din bakgrund
Du har gymnasieutbildning och minst tre års arbetslivserfarenhet inom service- och verksamhetsstöd, administration, förvaltning, ekonomi/redovisning eller annat område som bedöms relevant. För dessa uppgifter krävs inte akademiska meriter/examen. Körkort för bil med manuell växellåda krävs. Du behöver ha god allmän IT-kompetens och goda kunskaper i Officepaketet. Du kan formulera dig väl i tal och skrift på svenska och engelska. Det är önskvärt att du har goda kunskaper i ytterligare ett världsspråk som franska, ryska, spanska eller tyska. Erfarenhet från Regeringskansliet eller relevant erfarenhet från annan statlig/offentlig verksamhet är meriterande.

Dina egenskaper
Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och söker dig som är strukturerad, kvalitetsmedveten och ansvarstagande i ditt arbete. I en omvärldsstyrd verksamhet som vår krävs förmåga till stor flexibilitet, och som medarbetare i UD kan du snabbt anpassa dig till nya situationer. Då ditt arbete präglas av många kontaktytor är det viktigt att du har en mycket god samarbetsförmåga och kommunikativ förmåga både skriftligt och muntligt. 

Övrigt
Tjänsten är en tillsvidareanställning med inledande sex månaders provanställning. Tillträde efter överenskommelse. Placeringsort är inom hemmaorganisationen i Stockholm med möjlighet att söka utlandstjänster framöver. Ett flertal medarbetare planeras att anställas.

Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före beslut om anställning. Du måste vara svensk medborgare men får gärna ha utländsk bakgrund.

Regeringskansliet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång.

Är du intresserad?
Du är välkommen att kontakta Henrik Cederin, bemanningschef eller Malin Bolin, HR specialist om du har frågor kring innehåll, villkor och lön. Du kan även kontakta UD:s fackliga representanter UPF (Saco/SRAT) ud-upf@gov.se, respektive ST-UD ud.st-ud@gov. Samtliga nås via Regeringskansliets växel, 08-405 10 00.

Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet, men tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast 16 januari 2025. Vi vill att du använder mallarna nedan för cv och personligt brev. Formulären ska fyllas i på svenska och bifogas ansökan.

Mall för personligt brev

Mall för CV

I ditt cv gör du en ärlig självskattning av dina språkkunskaper enligt EU:s skala, se länk: http://europass.cedefop.europa.eu/sv/resources/european-language-levels-cefr

Du kan ansöka fram till kl. 23:59 den 16 januari därefter är ansökningsmöjligheten stängd.

I ansökningsformuläret finns ett antal frågor som du behöver besvara innan du kan registrera din ansökan. Börja därför i god tid.


 

Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 800 personer, varav 500 utomlands. Regeringskansliet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång och vi arbetar aktivt för att vara en arbetsplats fri från diskriminering. Utrikesdepartementet ansvarar för utrikes- och säkerhetspolitik, global utveckling och bistånd, handelspolitik, hjälp till svenskar i utlandet, folkrätt och mänskliga rättigheter, exportkontroll av försvarsmateriel, internationella samarbeten med länder och regioner samt handels-, investerings- och Sverigefrämjande.